Tietosuojaseloste – StellaNatura Oy

Rekisterinpitäjä
StellaNatura Oy
Karstuntie 1352
08480 Lohja
Puhelin: 041 794 2486
Sähköposti: [email protected]

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: [email protected]

1. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Palveluidemme käytön ja verkkokauppamme tilausten yhteydessä voimme käsitellä mm. seuraavia tietoja:

• Asiakastilin luomisen yhteydessä kerättävät tiedot:
  Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite (tai kolmannen osapuolen tunnistautumispalvelun kautta saatu sähköpostiosoite ja varmennetiedot).

• Tilauksen yhteydessä kerättävät tiedot:
  Toimitusosoite, laskutusosoite, asiakastilin tunniste (asiakasnumero), tilatut tuotteet ja niiden hinnat, tilauksen päivämäärä, valittu toimitustapa.

• Muut tunnistamistiedot:
  Henkilötunnus (luottosopimusta varten), passitiedot tai vastaavat Tullin vaatimat tiedot verottomien tilausten yhteydessä.

• Maksutiedot:
  Maksua ja luottoa koskevat tiedot, kuten transaktion tunniste.

• Palvelun käytön yhteydessä syntyvät tiedot:
  Palvelun käytöstä havainnoidut tiedot, diagnostiikka- ja lokitiedot, tuotesuosituksiin ja kohdennettuun sisältöön liittyvät tunnisteet.

• Evästeiden avulla kerättävät tiedot:
  Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot, päätelaitteen tunnistetiedot, sijaintitieto (asiakkaan suostumuksella toimitusajan arviointiin tai lähimmän noutopisteen näyttämiseen).

• Tuotearvostelut:
  Sähköpostiosoite, nimimerkki ja arvostelun sisältö.

Kuvaus henkilötietoryhmistä on esitetty yksityiskohtaisesti tämän tietosuojaselosteen lkäsittelytaulukossa kappaleessa 9.

2. Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään

Käytämme henkilötietoja:

• Helppokäyttöisen ja turvallisen palvelun toimittamiseen

• Hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen

• Tuotesuositusten ja markkinoinnin parantamiseen (vain suostumuksella)

• Asiakaspalvelun ja verkkokaupan kehittämiseen

• Lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen

Kuvaus käyttötarkoituksista ja henkilötietoryhmistä on esitetty yksityiskohtaisesti tämän tietosuojaselosteen käsittelytaulukossa kappaleessa 9.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja perustuen:

• Sopimukseen asiakkaan ja StellaNatura Oy:n välillä (GDPR 6.1 b)

• Asiakkaan antamaan suostumukseen (GDPR 6.1 a)

• Lakisääteisiin velvoitteisiin (GDPR 6.1 c)

• Oikeutettuun etuumme parantaa ja kehittää palveluitamme (GDPR 6.1 f)

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet on eritelty tämän tietosuojaselosteen käsittelytaulukossa kappaleessa 9.

4. Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?

Voimme luovuttaa joitakin tietoja kolmansille osapuolille tilausten maksamiseksi ja toimittamiseksi, sekä markkinointia varten niiltä osin kuin henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä kyseisten tarkoitusten toteuttamiseksi. Luovutamme tietojasi myös luottotietojen tarkistuksen ja luottopäätöksen yhteydessä luottotietoja toimittavalle palveluntarjoajalle sekä luottoa myöntäville tahoille. Lainsäädännön niin velvoittaessa tai salliessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Tapauksen mukaan voimme luovuttaa henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:

• Logistiikkakumppanillemme Postille tilausten toimittamiseksi
• Luotonmyöntäjälle, mikäli valitset tilauksesi maksutavaksi laskun
• Luottotietoja tarjoavalle palveluntarjoajalle luottotietojen tarkistusta varten
• Maksunvälittäjälle Paytrail Oyj valitsemastasi maksutavasta riippuen
• Joidenkin tuotteiden toimittajille sähköisiä lisenssejä tai suoratoimituksia ostettaessa
• Viranomaisille, kuten tullille ostaessasi tuotteita verottomana, ja poliisille epäillessämme esimerkiksi verkkopalveluumme kohdistuvaa rikosta

Voimme hyödyntää asiakastietoja käyttämiemme henkilötietojen käsittelijöiden kanssa myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin. Lisäksi voimme käyttää ostokäyttäytymis- ja selaustietoja, jotta voimme paremmin tarjota sinua kiinnostavia tuotteita ja tarjouksia. Näihin tarkoituksiin käytetty tieto on anonymisoitua tai pseudonymisoitua aina mahdollisuuksien mukaan. Vain stellanatura.fi pystyy yhdistämään käytetyn pseudonymisoidun tiedon nimeesi.

Käytämme palvelumme toimintojen tuottamiseen mm. seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä:

• Analytiikka- ja tilastointikumppanit

• Tuotesuositus- ja personointikumppanit

• Sähköpostimarkkinointikumppanit, jos asiakas on tilannut uutiskirjeen, tai sallinut selaushistoriaan perustuvan viestinnän tai tuotearvostelupyynnöt

• SMS-kumppanit palveluun liittyvien viestien lähettämiseen sekä asiakkaan suostumuksella myös tekstiviestimarkkinointiin

• Kuljetusliikkeet tilauksen toimittamiseksi

• Tuotteen toimittaja, sähköisiä lisenssejä tai suoratoimitustuotteita tilattaessa

• Laskutusoperaattori, jos asiakas valitsee maksutavaksi stellanatura.fi:n oman laskun

• Perintäyhtiöt, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään

• Osalle huoltoyhtiöistä voidaan välittää tilaukseen liittyviä tietoja huollon yhteydessä tuotteen valmistajan huoltokäytännöistä riippuen

Stellanatura.fi huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja tietosuojan korkeasta tasosta. Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tai siirtävät henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että henkilötietojen siirtoon sovelletaan tietosuojan korkean tason varmistavia suojamekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, konsernia sitovia tietosuojasääntöjä (BCR) tai muita tietosuoja-asetuksen mukaisia hyväksyttyjä tapoja, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Data Privacy Frameworkia, sekä asianmukaisia lisäsuojakeinoja.

Asiakas voi rajata tietojen luovuttamista markkinointi- ja analytiikkatarkoituksiin.

5. Miten tietojani säilytetään ja suojataan

Olemme toteuttaneet alalla yleisesti käytettyjä ja tunnettuja suojausmenetelmiä suojataksemme kaikkea käsittelemäämme henkilötietoa asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Stellanatura.fi säilyttää asiakastietoja EU-alueella. Konesalit ja palvelun tuottamiseen käytettyjen järjestelmien tekninen sekä prosessien tietoturva ovat erittäin korkealla tasolla. Palvelimia suojataan hyviä tietoturvaa edistäviä käytäntöjä noudattaen ja viimeisimpiä teknologioita käyttäen tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan.

Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä, mm. tiedon konsolidointi, minimointi, pseudonymisointi, anonymisointi ja salaaminen mahdollisuuksien mukaan.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Asiakastietoihin on pääsy vain StellaNatura Oy:n omilla työntekijöillä ja henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Asiakastietoihin pääsy on rajattu pääsynhallinnalla ja kukin henkilökunnastamme näkee asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämätöntä. Kaikkia työntekijöitämme sitoo myös salassapitovelvollisuus.

Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

6. Kuinka kauan tietojani säilytetään

Säilytämme henkilötietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojaselosteessa kuvatut käyttötarkoitukset.

Käsittelemillemme henkilötiedoille määritellään säilytysaika tai sen määrittämiskriteeri tiedon käyttötarkoitus huomioiden. Joitain tietoja voidaan käyttää useampaan käyttötarkoitukseen, jolloin tiedon todellinen säilytysaika määräytyy pidemmän säilytysajan tai kriteerin mukaan. Jos jokin lyhyemmistä säilytysajoista on jo umpeutunut, ei tietoa enää käytetä kuin niihin käyttötarkoituksiin, joissa pidempi käsittelyaika on tarpeen.

Säilytämme asiakkaan tilausta koskevia tietoja oletusarvoisesti 10 vuotta tilauksen käsittelyhetkestä. Tilinhallinnan asetuksia säätämällä asiakas voi kuitenkin halutessaan antaa suostumuksensa myös 10 vuotta vanhempien tilausten tietojen säilyttämiselle. Mikäli asiakas ei ole tilinhallinnan asetuksissa antanut suostumustansa yli 10 vuotta vanhojen tilausten tietojen säilyttämiselle ja ostetussa tuotteessa on tätä pidempi takuuaika, on asiakkaan vastuulla säilyttää kuitti ostoksesta. Säilytysajan umpeuduttua tilauksia koskevista tiedoista poistetaan automaattisesti kaikki tilauksen asiakkaaseen yhdistävät tiedot, eikä stellanatura.fi voi tämän jälkeen enää yksilöidä tehtyä tilausta asiakkaaseen ilman asiakkaan säilyttämää kuittia.

Asiakkuuden ydintietoja säilytetään asiakkuuden keston ajan verkkopalvelumme perustoimintojen, kuten kirjautumisen ja tilaamisen mahdollistamiseksi. Asiakas voi halutessaan muuttaa näitä ydintietoja tilinhallinnassa, jolloin aiempi tieto poistetaan. Asiakas voi milloin tahansa myös pyytää stellanatura.fi:tä poistamaan asiakastilinsä sekä stellanatura.fi:n käsittelemät asiakasta koskevat henkilötiedot. Mikäli stellanatura.fi:llä ei ole avoimia saatavia asiakasta kohtaan, tai henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle ei ole muita vastaavia pakottavia syitä, kuten lainsäädäntöön perustuvat tietojen minimisäilytysajat, asiakkaan asiakastili ja häntä koskevat henkilötiedot voidaan pyynnöstä poistaa tai anonymisoida stellanatura.fi:n järjestelmistä. Poisto- ja anonymisointitoimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja asiakastilejä.

Asiakkaan tulee kirjautua asiakastililleen ainakin kerran kuuden vuoden välein, jotta asiakkaan voidaan katsoa haluavan ylläpitää asiakkuuttaan stellanatura.fi:n palvelussa. Tilit, joille ei ole kirjauduttu vähintään kerran kuudessa vuodessa, stellanatura.fi katsoo inaktiivisiksi, ja tällaiset tilit poistetaan automaattisesti.

7. Käytetäänkö kaupan sivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?

Stellanatura.fi käyttää palvelussaan evästeitä (“cookies”) ja muita vastaavia tallennustekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita käytetään osana päätelaitteesi ja palvelun välistä kommunikointia. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita palvelumme toimintojen toteuttamiseen, sisällön personointiin sekä analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa stellanatura.fi:n suorittamaa henkilötietojen käsittelyä: käsittelyn käyttötarkoituksia, perusteita ja säilytysaikoja. Evästeasetuksissa on tarkemmin listattuna verkkosivuillamme käyttämiemme yhteistyökumppaniemme palvelut sekä evästeiden tekniset yksityiskohdat, kuten evästeiden nimet ja niiden eliniät.

Välttämättömiä evästeitä ja selaimen paikallista varastoa käytetään mm. asiakkaan tunnistamiseen, kirjautumisen ylläpitämiseen ja ostoskorin toimintoihin. Palvelun toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden ja paikallisen varaston käyttö on pakollista. Sivustolla käynti asettaa evästeet ja paikallisen varaston muuttujat, mikäli selain sen sallii.

Toiminnallisilla evästeillä voimme tarjota käyttökokemusta parantavia toimintoja, kuten palvelun sisällön personointia, tuotearvosteluja sekä asiakaspalvelun chat-toimintoa. Käyttökokemuksen personoinnin avulla voimme tarjota sivustollamme enemmän asiakkaitamme kiinnostavia tuotesuositteluja. Personointiin käytettävä tieto on anonymisoitua, eikä siitä ole mahdollista selvittää asiakkaan identiteettiä.

Tilastollisilla evästeillä voimme mitata ja parantaa palvelumme laatua. Näillä evästeillä voimme mitata palvelumme suorituskykyä ja tuotteiden kiinnostavuutta sekä varmistaa palvelumme toimivan oikein.

Markkinoinnin kohdentamiseen käyttämämme yhteistyökumppanit ja tekniikat, kuten kuvapistetunnisteet ja evästeet, auttavat meitä ymmärtämään paremmin asiakkaidemme käyttäytymistä ja kertovat meille mitkä tuotteet, toiminnot ja palvelut asiakkaitamme kiinnostavat. Käytetty tieto on anonymisoitua aina kun se on mahdollista. Muutoin käsittelemme tietoja henkilötietoina niiltä osin kuin tunniste sisältää asiakkaan kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen. Myös tunnisteet, jotka voidaan yhdistää asiakkaaseen jollakin tapaa, käsitellään henkilötietona.

Toiminnalliset, tilastolliset ja markkinointiin käytetyt evästeet eivät ole pakollisia ja pyydämme näihin toimintoihin asiakkaan suostumuksen. Voit koska tahansa muuttaa suostumustasi evästeasetuksista sivun alalaidasta.

Lisätietoa käyttämistämme evästeistä, niiden käyttötarkoituksista sekä teknisistä yksityiskohdista saat evästeasetuksista sivun alalaidasta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Tarkistaa omat tietonsa ja pyytää niiden oikaisemista

• Pyytää tietojensa poistamista (“oikeus tulla unohdetuksi”)

• Vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

• Saada omat tietonsa siirretyksi järjestelmästä toiseen

• Peruuttaa antamansa suostumuksen
  Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen [email protected].
  
  

9. Käsittelytaulukko

Palvelun käyttö / Toiminto	Käsittelyn tarkoitus	Henkilötietojen ryhmät	Käsittelyn peruste
Tietoturva	Tietoturvan ylläpitäminen; väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen	Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot	Lakisääteinen velvoite
Mukautettu sisältö	Asiakkaan mieltymyksiä vastaavat tuotteet ja tarjoukset	Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot, päätelaitteen tunnistetiedot, tuotesuositus- ja kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet	Suostumus
Kohdennettu mainonta	Kohdennettu mainonta	Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot, päätelaitteen tunnistetiedot, tuotesuositus- ja kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet	Suostumus
Toiminnan kehittäminen	Muu kuin anonyymi toiminnan kehittäminen ja asiakaskokemuksen parantaminen	Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot	Suostumus
Analytiikka	Muu kuin anonyymi analytiikka ja tilastolliset tarkoitukset	Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot, päätelaitteen tunnistetiedot, palvelun käytöstä johdetut diagnostiikkatiedot	Suostumus
Rekisteröityminen	Palveluun rekisteröityminen (asiakastilin luominen)	Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kolmannen osapuolen tunnistautumistiedot	Sopimus
Kirjautuminen	Palveluun kirjautuminen (asiakastilille)	Sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos käytetään kertakäyttökoodia), kolmannen osapuolen tunnistautumistiedot	Sopimus
Tilausten käsittely	Tilauksen käsittely ja toimitus	Nimi ja muut tunnistamistiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, toimitusosoite, K-18 -tuotteiden ikätarkastustieto, maksutiedot, tilaus- ja toimitustiedot	Sopimus
Tilausvahvistukset	Tilaus- ja toimitusvahvistukset sekä muu kommunikointi koskien tilauksen toimitusta	Sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilausta koskevat tiedot	Sopimus
Toimituspisteen näyttäminen	Tilauksen toimitusaika-arvio tai lähin toimituspiste	Sijaintitieto	Suostumus
Arkistointi	Tilauksen arkistointi	Asiakastilin tunniste, toimitus- ja laskutusosoitteen tunnisteet, ikätarkastustieto, maksutiedot, tilaus- ja toimitustiedot	Lakisääteinen velvoite
Noutotilaus	Myymälän noutopisteessä tehty noutotilaus ilman asiakastiliä	Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite	Sopimus
Huolto/palautus	Tuotteen huolto- ja palautuslomake	Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimitusosoite, tilausnumero	Sopimus
Väärinkäytösten estäminen	Väärinkäytösten estäminen ja tietoturvan ylläpitäminen	Nimi ja muut tunnistamistiedot, maksutiedot, toimitustiedot	Lakisääteinen velvoite
Asiakaspalvelupuhelut	Asiakaspalvelu	Puhelutallenne, puhelinnumero	Oikeutettu etu
Asiakaspalvelusähköpostit	Asiakaspalvelu	Sähköpostiosoite	Oikeutettu etu
Asiakaspalveluchat	Asiakaspalvelu	Kirjautumistiedot	Suostumus
Uutiskirje	Suoramarkkinointi	Sähköpostiosoite	Suostumus
Asiakkuuteen perustuvat muistutukset	Muistutukset kulutusosien uusimisesta ja ajankohtaisista palveluista	Sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilausta koskevat tiedot	Oikeutettu etu
Yritysmyynnin uutiskirje	Suoramarkkinointi	Sähköpostiosoite	Oikeutettu etu
Yritysmyynnin asiakaskontaktointi	Yritysmyynnin asiakaskontaktointi	Nimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite	Oikeutettu etu
Asiakaskokemuskyselyt	Asiakaskokemuksen parantaminen	Sähköpostiosoite, asiakasnumero	Oikeutettu etu
Tuotearvostelupyyntö	Tuotearvostelupyyntöjen lähettäminen	Sähköpostiosoite, tilausta koskevat tiedot	Oikeutettu etu
Tuotearvostelun jättäminen	Tuotearvostelun jättäminen	Tuotearvostelut	Suostumus
Analytiikka ja tilastointi	Anonyymi analytiikka ja tilastointi	Palvelun käytöstä johdettu diagnostiikkatieto, pseudonymisoitu tai anonymisoitu tilauksia koskeva tieto	Oikeutettu etu

10. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti. Myös lainsäädäntö ja sen tulkinta kehittyvät. Nämä tai muut syyt saattavat vaatia meitä päivittämään tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille päivitysten tekemisen yhteydessä.